Дата публикации: 25.10.2022
Первая статья вышла под негласным заголовком «Зоопарк информационных технологий в малом бизнесе». Ну что же, давайте попробуем вместе разобраться, как сделать из информационных технологий надёжную систему, которая будет опорой для вашего бизнеса, а не клубком проблем и источником постоянной головной боли.
Статья предназначена для собственников бизнеса, директоров, руководителей. Она также будет полезная всем, кто так или иначе сталкивается с решением ИТ-задач в микро, малом и среднем бизнесе. Вопросы в статье актуальны и для крупного бизнеса (в меньшей степени, но всё же), потому что они не только про информационные технологии, эти вопросы во многом о людях, а, как известно, люди везде «одинаковые».
«Слепая зона»
Эту статью, я постараюсь написать так, чтобы у вас возникло как можно больше мыслей о том, как всё устроено. Постараюсь обратить ваше внимание на «слепые зоны». Сначала попробуем увеличить степень неопределённости в поднимаемом вопросе, а потом постепенно попробуем трансформировать эту неопределённость в ясное понимание – что нужно делать, как делать и, главное, зачем.
Словосочетание «слепая зона» я использую как понятное любому автолюбителю – это область, которую вы не видите, но о которой нужно помнить всегда при перестроении, ведь потеря бдительности и невнимательность может привести к ДТП. Если на дороге количество «слепых зон» и ситуаций, в которых она возникает, – невелико, то в ИТ таких «слепых зон» огромное количество. Их-то я и постараюсь для вас «проявить».
Итак, приступим. Далее будет список из множества вопросов, на которые нужно ответить предельно честно. Лучший способ получить максимум пользы для себя и вашей организации – ответить на эти вопросы письменно, максимально честно и открыто.
«У семи нянек дитя без глаза»
Если в вашей компании несколько человек отвечают за ИТ, то желательно, чтобы каждый ответил на эти вопросы, а руководитель потом сравнил ответы. Это простой, но очень действенный инструмент. В ваших ответах может быть очень много нюансов, осознание которых заставит крепко задуматься.
«Объекты ИТ»
К ИТ я отношу всё, что связно с ПК, оргтехникой, электроникой и программным обеспечением, которое используется для обеспечения бизнес-процессов в вашей организации. Подробно об объектах в ИТ написано в первой статье.
Итак, вопросы:
0) Полный перечень проблем
- Есть ли у вас реестр ИТ-задач, которые необходимо решить в ближайшее время?
- Если ли у вас реестр ИТ-задач, который отвечает стратегии развития вашей организации?
- С какими проблемами ежедневно сталкиваются ваши сотрудники? Кто знает об этих проблемах? Кто их решает?
1) Ответственные лица, сотрудники организации
Ответственные лица – это те люди, которые ставят задачу ИТ-специалисту и принимают работу.
Часто бывает так, что ответственного человека нет совсем, – а функция при этом выполняется. Как правило небольшие коллективы или отделы, например, отдел бухгалтерии или отдел продаж, – решают свои проблемы совместными усилиями.
- Кто осуществляет непосредственное управление ИТ-задачами в вашей организации?
- Как давно работает этот человек в вашей организации?
- Есть ли у него профильное ИТ или инженерное образование?
- Почему именно этот человек занимается этими вопросами?
- Есть ли другие люди, которые могут решать ИТ-задачи?
- ИТ-задачи для ответственных лиц являются основными или дополнительными?
- Кто осуществляет координацию работы всех участников (внутренних и внешних) при решении сложных ИТ-задач?
2) Ответственные лица, внешние организации (ИТ-аутсорсинг)
- Сколько внешних аутсорсинговых компаний занимаются решением ваших задач?
- Как осуществляется работа, какой процесс?
- Как долго решаются задачи? Почему такие сроки? Почему так долго? Можно ли быстрее? Нужно ли быстрее?
- Что точно входит в обязанности аутсорсинговых компаний?
- Есть ли описанный регламент взаимодействия с аутсорсинговыми компаниями? Этот регламент утвержден обеими сторонами?
- Есть ли нерешённые задачи, которым больше 3-х месяцев. Почему они не решены?
- Есть ли планёрки между ответственными лицами внутри компании с внешними исполнителями?
3) Стоимость ИТ для вашего бизнеса
- Сколько вы потратили на ИТ за 2021/2022 год?
- Какова стоимость услуг от общей стоимости затрат на ИТ?
- Каковы постоянные затраты на ИТ в месяц? (Интернет, связь, ПО, подписки на сервисы)
- Какой экономический эффект от этих затрат?
4) Оборудование
- В каком состоянии оборудование?
- Как давно делали модернизацию?
- Нужна ли вам модернизация?
- Знаете ли вы, как дёшево модернизировать свой парк ПК и серверов?
- Довольны ли ваши сотрудники тем, как быстро работают компьютеры и программы?
- Можете ли вы оценить потери времени всего коллектива в деньгах из-за медленной работы ИТ-инфраструктуры?
5) Техническая документация
- Где хранится вся информация по вашей ИТ-инфраструктуре?
- Есть ли для этого отдельный документ?
- Кто имеет доступ к этому документу и где он хранится?
- Есть ли у вас реестр сервисов, которыми пользуется ваша организация?
6) Безопасность сервисов
- Электронная почта – обычная или корпоративная?
- На какие номера телефонов «привязаны» учётные записи сервисов, которые используются вашей организацией?
- Кому принадлежат эти номера телефонов?
- Кто ответственный за пароли?
- Включена ли двухфакторная аутентификация на ключевых сервисах?
- Удалённый доступ к ПК – включён ли автоматический запуск ПО для удалённого доступа? Включены ли постоянные пароли?
7) Пароли
- У кого хранятся пароли? Кто знает все пароли?
- Как часто вы меняете пароли?
- Когда вы в последний раз меняли пароли на критических учётных записях?
- Кто знает пароли к критическим учётным записям помимо сотрудников организации?
- Вы знаете, как правильно контролировать пароли в организации?
- В вашей организации используют сложные пароли? (Например, мнемонические).
На самом деле вопросов касательно ИТ в МСБ – то есть в организации размером от 10 до 100 человек, невероятно много. В рамках статьи я постарался сформулировать такие вопросы, ответы на которые позволят начать распутывать «ворох проблем», который есть в каждой организации.
А я в следующих статьях постараюсь в этом помочь.
Если будет отклик на эту статью – я подготовлю расширенный перечень вопросов на сервисе Яндекс.Формы, чтобы «покрыть» максимальное количество ИТ-задач, которые могут возникать в МСБ. А затем опубликую обезличенные результаты. Мне кажется, это будет весьма интересно.
Автор: Руслан Киямов