ИТ для малого и среднего бизнеса. Проблемы и решения. Часть 3

Дата публикации: 14.11.2022

Общие документы

 

Предупрежу сразу, в данной статье мы не рассматриваем «хорошие» варианты и правильную организацию сетевого хранения документов и их копирования. Вариантов и решений много, каждая компания требует индивидуального подхода исходя из своей специфики, сценариев работы, бюджета и пожеланий.

 

В данной статье мы обозначаем проблему и общий путь её решения. Поэтому в качестве иллюстрации я описываю некий собирательный образ, чтобы акцентировать ваше внимание на проблеме.

 

Физическое хранение файлов, как это обычно бывает!

 

В любой организации на одном из компьютеров есть сетевая папка, в которой хранятся все документы организации. Это может быть компьютер сотрудника, за которым он работает каждый день, реже это отдельное сетевое хранилище (NAS) и ещё реже эта папка хранится на сервере, а в самых редких случаях для этого выделен специальный файловый сервер, настроенный по всем правилам.

 

Этот компьютер может быть с устаревшей операционной системой, например Windows 7, которая не обновляется и даже может не иметь антивируса.

 

Как правило, эта папка называется «обмен», «общая папка», «сетевой диск», «файлообмен» или как-то иначе, но суть у неё одна – в ней хранится все подряд! Характер её содержимого зависит от специфики организации, но чаще всего это сканы бухгалтерских документов, договоры, спецификации, каталоги продукции, фотографии. И нередко в ней хранятся личные фотографии сотрудников, музыка и даже фильмы.

 

За несколько лет в «общей папке» скапливаются тысячи документов, которые могут занимать десятки гигабайт, за которыми никто не следит, потому что нет ответственного человека. У сотрудников нет и никогда не было общей системы описания папок, их структуры, наименования – они создают «папки внутри папок внутри папок с названием «новая папка (10)…». Сотрудники увольняются, приходят новые, потом снова увольняются, и каждый из них оставляет свои «новые папки» в этом бесконечном бардаке.

 

Существуют два типа людей – те, кто не делает копии документов, и те, кто уже делает!

 

Даже если в организации «всё по полочкам» и существует качественная структура хранения электронных документов, то крайне редко старые (устаревшие, неиспользуемые, ненужные) документы удаляются или перемещаются в архив.

 

Объём документов увеличивается, размер «общей папки» в мегабайтах становится всё больше и больше, и её все сложнее архивировать – на это нужно больше времени, а его не хватает, потому что опять «прилетела» срочная задача от шефа. Да и размер папки может стать таким, что уже не входит на обычную флешку, а внешний жёсткий диск для копий снова не купили, потому что сотрудник, который делал копии, – уволился, а вместо него ответственного не назначили.

 

 

А ещё при копировании могут возникать ошибки: слишком большая длина пути или жёсткий диск начал выходить из строя и файлы не читаются, и вот снова сотрудник, который хотел сделать копию, – её не сделал. Но ведь хотел, молодец!

 

Обычно после потери всех файлов эти сотрудники говорят: «У нас то одно, то другое – вечно некогда!», «Вот вчера же хотел, опять отвлекли…».

 

Наверное, вы уже поняли, о чём я хочу сказать – рано или поздно случается тот самый «неподходящий момент», когда все документы утеряны. Основных причин всего две – выход из строя жёсткого диска и вирус-шифровальщик.

 

Что делать в ситуации поломки жёсткого диска и вируса? Совет один – вызывать специалистов. А вот как этого не допустить, я постараюсь рассказать максимально просто.

 

Создание «правильной» системы копирования данных

 

 

Что необходимо сделать в первую очередь, если вы дочитали до этих строк? Правильно, – сделать копию ваших данных на внешний физический носитель (флешка, жёсткий диск, DVD-RW) или в облачный диск, например «Облако Mail.ru».

 

Чтобы спать спокойно и не бояться ни поломок, ни вирусов, а в случае ЧП за 1-2 часа восстановить работоспособность компании, – необходимо один раз уделить этому вопросу должное внимание, настроить и потом только контролировать.

 

Это не техническая статья, поэтому далее следует небольшой план, с основными пунктами, на которые необходимо обратить внимание.

 

Технические требования к системе хранения данных (коротко)

 

1.     Отдельный ПК или сервер с источником бесперебойного питания. 

2.     На котором будет установлена современная операционная система, которая будет регулярно обновляться.

3.     RAID1 или RAID10 (2 или 4 жёстких диска, настроенных специальным образом).

4.     Минимум два разных способа архивации данных (разными программами). Например, одна программа архивирует в облако, вторая на жёсткий диск, который установлен в этом же сервере.

5.     Программа мониторинга состояния жёстких дисков убережёт от поломки жёстких дисков.

6.     Лицензионный антивирус.

 

Правила создания копий

 

1.     Создать регламент по копированию данных, и следовать ему.

2.     Регулярно, в зависимости от критичности данных и их влияния на бизнес, проверять состояние сервера (1 раз в день, 1 раз в неделю, 1 раз в месяц).

3.     Регулярно проверять работоспособность системы копирования данных.

4.     Регулярно проверять работоспособность бэкапов (что их можно восстановить).

 

Самое важное!

 

1.     Поставить в календарь на смартфоне еженедельное напоминание о копиях.

2.     Регулярно делать копию документов вручную (!) на внешний физический носитель (флешку или жёсткий диск).

3.     Регулярно проверять работоспособность внешнего физического носителя – с помощью специальных программ или просто копируя данные с него на другой ПК.

 

Автор: Руслан Киямов

Поделиться:
Появилась идея для новости? Поделись ею!

Нажимая кнопку "Отправить", Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности сайта.